Mỗi đơn hàng đi qua 2 ngày. Chiều hôm trước nhà cung cấp chào hàng (giá, năng lực) trên app, sáng hôm sau bên mua thương lượng, trưa khóa số, chiều ra PO và chốt với nhà cung cấp trước 17h.
Đọc theo hàng ngang để xem mỗi bên làm gì trong ngày. Số trong vòng tròn là bước tương ứng trong 8 bước bên dưới; cùng một số ở nhiều hàng nghĩa là các bên cùng tham gia bước đó.
Vòng lặp mỗi ngày: khung 14h–17h của ngày N cũng là khung chào hàng cho ngày N+1. Trong cùng 3 tiếng, NCC vừa xem PO lần 1 hôm nay, vừa chào hàng cho ngày mai.
Nhà cung cấp vào app partner chào hàng cho ngày N: khai báo giá, năng lực có thể giao, và điều chỉnh khi cần.
Kết quả: Hệ thống ghi nhận mọi thông tin NCC thao tác trên app realtime.
IT chuẩn bị file nhu cầu, gồm:
Kết quả: 8h sáng Ngành hàng nhận file nhu cầu từ IT qua nhóm LINE.
Ngành hàng gọi NCC thương lượng, và deal riêng các lô gói số lượng lớn (SLL). Khi hai bên đồng ý, NCC sửa ngay trên app, hệ thống ghi nhận tức thì. Không cần gửi file hay nhắn lại.
Kết quả: giá và sản lượng mới nhất luôn nằm trên app.
Đơn lô gói SLL không đi qua app, nên Ngành hàng gửi thông tin trực tiếp cho Vận hành, hoàn tất trước 12h.
Từ 12h đến 14h app bị khóa, không ai chỉnh được gì. Vận hành lấy số đã ghi nhận lúc 12h làm số chốt và không nhận thêm thông tin nào nữa.
Lý do: 12h–14h là thời gian Vận hành xử lý lên PO. Deal hay lô gói gửi sau 12h sẽ không vào PO hôm nay.
Vận hành gộp số đã chốt trên app với thông tin lô gói, xử lý lên đơn hàng. Đúng 14h PO lần 1 hiện lên app cho NCC.
Kết quả: PO lần 1 trên app.
NCC xem PO lần 1 trên app. Mặt hàng nào không giao được thì báo lại để Vận hành điều chỉnh. Ngành hàng làm việc với NCC để chốt đơn.
Cùng lúc, NCC chào hàng cho ngày N+1 (quay lại bước 1).
Nếu NCC có báo không giao được, Vận hành điều chỉnh và ra PO lần 2 lúc 17h. NCC nhận PO lần 2 và chuẩn bị giao hàng.
Nếu NCC không báo gì, PO lần 1 giữ nguyên.